Veilig en efficient werken, droom of werkelijkheid?

Samenvatting Dit onderzoek heeft plaatsgevonden in het TweeSteden ziekenhuis in Tilburg. Dit ziekenhuis bevindt zich in een veranderingsproces waarbij ze het instrument SURPASS, een checklist voor het gehele operatieve proces, wil implementeren om de veiligheid binnen het operatieve proces te verhogen. Daarnaast is er de voortdurende uitdaging om de kostbare OK-tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken. In dit onderzoek is onderzocht op welke manier de planning van het preoperatief proces verbeterd kan worden ter verhoging van de efficiëntie op de OK bij invoering van SURPASS. Dit onderzoek is een ´business problem-solving’ project. Hierbij is eerst het huidige preoperatieve proces in kaart gebracht door interviews met betrokkenen bij het preoperatieve proces en participerende observaties in de praktijk. Vervolgens zijn er diverse groepssessies georganiseerd met allerlei professionals uit het operatieve proces. Hierin zijn de huidige en eventuele nieuwe efficiëntie problemen en onderliggende oorzaken besproken. Uiteindelijk is er door middel van ‘value stream mapping’ uit de stroming lean thinking een ‘redesign’ van het bestaande proces gecreëerd. Uit de verzamelde data kwam naar voren dat het preoperatieve proces een complex proces is. Er zijn verschillende afdelingen en professionals bij het proces betrokken. Efficiëntie problemen worden in dit onderzoek gedefinieerd als onbenutte OK-tijd. Iedere week gaat er gemiddeld 9% van de kostbare OK-tijd verloren. Deze onbenutte OK-tijd had diverse oorzaken te verdelen in late start, voortijdig afgelopen sessie (vroegloop) en afzeggingen. De meest voorkomende oorzaken van afzeggingen zijn ‘patiënt afgekeurd voor OK’, ‘electieve programma te groot’, ‘indicatie komen te vervallen’ en ‘patiënt wil niet meer’. Efficiëntie problemen door de invoering van SURPASS zullen zich voornamelijk voordoen wanneer het proces niet is ingericht op de implementatie van SURPASS. Het is belangrijk het proces aan te laten sluiten op de gestelde richtlijnen en de betrokken medewerkers te informeren zodat er vooraf bewustwording en motivatie gecreëerd wordt. Uit de groepssessies kan geconcludeerd worden dat SURPASS niet alle efficiëntie problemen in het TweeSteden ziekenhuis gaat voorkomen. SURPASS zal namelijk voor geen van de oorzaken van afzeggingen een oplossing zijn. Toch kan het wel bijdragen aan het verbeteren van de efficiëntie in het peroperatieve proces. Door het checken van bepaalde zaken op een vast moment en het vastleggen van afspraken, zal de communicatie tussen professionals verbeterd worden. Er zal minder op het laatste moment gecorrigeerd moeten worden wat zorgt voor een efficiënter operatief proces. Het nieuwe preoperatieve proces is ook efficiënter ingericht doordat verschillende verspillingen zoals beweging, onnodige processtappen en voorraad, geëlimineerd zijn. De invoering van SURPASS kan ook efficiëntie problemen veroorzaken. Dit is afhankelijk van de manier waarop het ziekenhuis omgaat met de stopmomenten. Wanneer het proces wordt stil gelegd omdat er niet aan alle checks voldaan is kan dit, door vertraging in het proces, leiden tot efficiëntie verlies. Het is te voorkomen door de stopmomenten minder hard te hanteren. Dit zal leiden tot minder efficiëntie problemen maar zal wel ten kostte gaan van de veiligheid in het operatieve proces. Geconcludeerd kan worden dat er een relatie bestaat tussen veiligheid en efficiëntie. Uit dit onderzoek blijkt dat SURPASS een positieve invloed kan hebben op de efficiëntie alleen is dit afhankelijk van de context waarin het wordt geïmplementeerd. Daar moet echter tegenover gezet worden dat er ook zaken zijn waarvoor SURPASS geen efficiëntie verbetering gaat neerzetten. Summary This study has been conducted at the TweeSteden hospital in Tilburg. This hospital is in a transformation process whereby they want to implement the instrument SURPASS, a checklist for the whole surgical process, to increase the safety within the surgical process. In addition there is a constant challenge to use the costly OR time as efficient as possible. This study examined how the planning of the preoperative process can be improved, to increase the efficiency at the OR with the introduction of SURPASS. This study is a ‘business problem-solving’ project. First the current preoperative process is mapped through interviews with those who are involved in the preoperative process and participatory observations. In various group sessions with professionals from the surgical process the current and new efficiency problems and underlying causes are discussed. Finally a ‘redesign’ of the current process is created through ‘value stream mapping’ from the principles of lean thinking. The collected data showed that the preoperative process is a complex process. There are various departments and professionals involved. In this study, efficiency problems are defined as un-used OR time. Every week, on average 9% of precious OR time gets lost. This un-used OR time has various causes which can be divided in late start, early ending and cancellations of sessions. The most common causes of cancellations were ‘patient rejected for operation’, ‘elective program too big’, ‘indicator laps’ and ‘patient doesn’t want anymore’. Efficiency problems following from the introduction of SURPASS will mainly occur when the process doesn’t meet the requirements of SURPASS. It is important to align the process with the guidelines of SURPASS and to inform the employees in advance so that awareness and motivation can be created. After the group sessions it can be concluded that SURPASS won’t prevent all efficiency problems at the TweeSteden hospital. SURPASS won’t be a solution to any of the causes of cancellations. Nevertheless, it can contribute to improving the efficiency in the perioperative process. Through checking certain things at a fixed time and to record the agreements, the communication between professionals will improve. There will be less to correct at the final moment which creates a more efficient surgical process. The new preoperative process is also more efficient because different wastes like motion, unnecessary process steps and inventory, are eliminated. The introduction of SURPASS can also cause efficiency problems. This depends on the way the hospital is dealing with the stopping rules. When the process is stopped because not all of the checks were done, it can, due to delays in the process, lead to a loss of efficiency. Through defining the stopping rules more flexible, this can be prevented. This will lead to less efficiency problems but also to less safety in the surgical process. It can be concluded that there is a relationship between safety and efficiency. This study shows that SURPASS can have a positive impact on the efficiency, only it depends on the context where it is implemented. Moreover there remain things where SURPASS won’t lead to the efficiency improvement.