Het hoeft toch niet zo ingewikkeld?! Onderzoek naar het experiment regelarme instelling in de langdurige zorg

Samenvatting Als gevolg van toenemende administratieve druk zijn professionals steeds minder bezig met de daadwerkelijke zorgverlening. Door de opkomst van het management in de gezondheidszorg, ontstond er steeds meer de behoefte om het werk van de professional te beheersen. Waar dit bedoeld was om efficiënter te werken, heeft het er uiteindelijk tot een toename van de administratieve lasten geleid. Het experiment regelarme instelling is opgezet om tijd die professionals aan zorgverlening kunnen besteden 'teruggeven'. Het onderzoek gaat in op de betekenis die de verschillende instellingen geven aan het regelarm werken. Middels een multiple case study is bij twee instellingen, die meedoen aan het experiment, onderzocht hoe betekenis wordt gegeven aan het regelarm werken. Daarnaast is een niet aan het experiment deelnemende, maar wel regelarm georganiseerde zorgboerderij bestudeerd. Eerst is onderzoek gedaan naar de ervaren administratieve lasten. Er blijkt hinder te worden ervaren door dubbele registratie, processen die niet optimaal zijn georganiseerd en een ervaring van onvoldoende ondersteuning vanuit ondersteunende afdelingen. Vervolgens is gekeken naar de betekenisgeving van regelarm werken. Hierin zijn een aantal verschillen tussen de twee deelnemende instellingen te zien, ten eerste in de omvang van het project. Prisma begint klein en is van plan het regelarm werken later uit te breiden, terwijl Careyn bij alle extramurale diensten regelarm gaat werken. Een ander verschil is de wijze waarop intern wordt gecommuniceerd en medewerkers worden betrokken bij het experiment. Ten derde is de mate van vrijheid in regels voor de teams verschillend. Bij Careyn gaan alle teams volgens dezelfde werkwijze en standaarden werken, terwijl bij Prisma wordt gekeken naar de behoeftes van het team en de daarbij benodigde regels. Ten slotte hebben de instellingen een ander doel met het experiment, namelijk het financieel belang versus de daadwerkelijke kwaliteitswinst voor de cliënt. Van de kleinschalig georganiseerde zorgboerderij kan worden geleerd dat professionals gewend zijn aan de geïnstitutionaliseerde zorg, met veel regels en administratie. Hierdoor kost het enige tijd om gedragspatronen te veranderen naar het regelarm werken. Korte lijnen en directe sturing maken dat abstrahering van beheersing niet nodig is, omdat de kwaliteit van zorgverlening hier en nu wordt ervaren. Summary Due to increased administrative burden, professionals are less concerned with actual providing care. With the accession of management in health care there was an increasing need to control the work of the professional. This was meant to work more efficient, but it ultimately led to an increase of administrative burden for professionals, because they should be accountable to many stakeholders. An experiment, with the name regelarme instelling, gives organizations the opportunity to reduce the administrative burden for professionals and 'give back' time for the client. The research examines the various meanings of working with less rules in different organizations. First, the perceived administrative burden was considered. There appears to be perceived administrative burden due to double registrations, processes which are not optimal organized and the lack of support from support departments. Through a multiple case study, three institutions were examined to the meaning of working with less rules. Here, there are a few differences between Careyn and Prisma to see, first in scale. Prisma starts small and is planning to expand it later on the whole organization, while Careyn starts the experiment for all home care patients. Another difference is the way of communication and the way employees are engaged in the project. Finally, the organizations have a different purpose in the experiment, namely the financial benefit versus the actual quality gain for the client. The institutions have in common that they will work with small-scale teams, but the way they control the professionals is different. Careyn wants each team to accord to the meth-od of 'Het Dorp' and work with universal standards. The way Prisma controls the professionals is based on the needs of the team, and thus can vary per team. Several lessons about working with less rules and less control can be learned from a small-scaled care farm. Firstly, the behaviour of professionals seems to be institutionalized. It will take some time before professionals are common with the way of working with less rules. Finally, this research learns us that few organizational layers and direct management makes it unnecessary to control the professional, because quality is visible for management.