Data en Flexibel werken

De Universiteits Bibliotheek (UB) is een intensieve kennisorganisatie. Ongeveer 70 medewerkers faciliteren studenten en onderzoekers in het bieden van o.a. databanken, repositories, informatievaardigheden, integrated search, naast de boekenuitleen. Zij is op dit moment bezig Het Nieuwe Werken in te voeren.1 Binnen het daartoe opgezette project wordt er gesteld dat er een "naadloze ondersteuning moet zijn van ICT." (UB, 2012) Met name data voorziening en data toegankelijkheid spelen hier een rol. Met data voorziening wordt hier bedoeld de (betrouwbare/veilige) voorzieningen voor opslag van documenten en het raadplegen van en (samen)werken aan documenten. Hiertoe zal dit onderzoek beperkt worden. Er is een spanningsveld tussen veiligheid en flexibiliteit. Bij het bepalen van de werkmethode en het platform voor Document Management is er behoefte bij het besluitvormingstraject om de verhouding in beeld te hebben. Er is een instrument nodig om beide exponenten zo goed mogelijk te borgen. Dit onderzoek zal de moderne opslagmethodes beschrijven en de betreffende werkmethodes die bij HNW horen, om vervolgens onderzoek te doen naar de juiste verhoudingen en implementaties van beiden. Dit onderzoek beperkt zich tot de opslag en toegankelijkheid van documenten, in eerste plaats voor UB personeel. Maar het resultaat zal breder toepasbaar zijn omdat het hier gaat over de verhouding van veiligheid en flexibiliteit. Met andere woorden: Wat is de juiste manier om documenten op te slaan en wat is de juiste werkwijze om (samen) te werken aan deze documenten. Het resultaat van dit onderzoek zal een weergave zijn van de huidige verhoudingen en een Best Practice om met document-opslag en -toegankelijkheid om te gaan.