Hoe creëer je meer adequate verbintenissen tussen Centraal en Decentraal binnen Universiteit ‘Henlo’?

De organisatie waar ik onderzoek heb gedaan bestaat uit twaalf instituten op gebied van onderzoek en onderwijs en heeft ongeveer 5.000 mensen in dienst waarvan ongeveer één vijfde bestaat uit ondersteunend personeel. De organisatie telt momenteel 25.800 studenten. De manier van samenwerking is zoals in veel organisaties een belangrijk onderwerp. Ik ben benieuwd geraakt naar de samenwerking tussen mensen van centraal (afdeling financiën) en de mensen van de eenheden. De scope is gericht op een aantal financiële processen binnen de organisatie. Mijn nieuwsgierigheid heeft geleid tot de volgende onderzoeksvraag: Hoe verloopt de samenwerking nu en hoe kunnen betrokkenen uit decentraal en centraal met elkaar meer adequate verbintenissen creëren? De gebruikte methodologie is gebaseerd op het sociaal constructionisme. De aanpak van mijn onderzoek is gedaan op basis van responsieve methodologie. Waarbij verondersteld wordt dat een ieder zijn eigen werkelijkheid heeft. Een ieder geeft zijn of haar betekenis. Het sociaal constructionisme valt binnen de post moderne stroming en gaat meer om het begrijpen dan verklaren. Ik ben ruim een jaar geleden begonnen binnen de organisatie met het waarnemen. Het was een kunst om de opdrachten van Management van Verandering uit te voeren. Ik was gewend een situatie te verklaren en de logica van zaken in te zien. Op een andere manier naar de wereld kijken is een onderdeel geweest van het proces. Dit deed ik door eerst de mensen te leren kennen binnen de organisatie. We bouwden een vertrouwensband op. Op basis daarvan heb ik gesprekken kunnen voeren. Betrokkenen vertelden mij hun ervaringen. Iedere week hadden ik, vier medestudenten en de coach maandelijkse bijeenkomsten, genaamd peerreview. De peerreviews sloten nauw aan bij de genomen stappen in het proces. Interviews afnemen: hoe doe je dat? Welke vragen kun je het beste stellen om de ervaringen van de individuen achterhalen? Gaandeweg bouw ik een zelfvertrouwen op, een deskundigheid. De issues of verbeterpunten waar de mensen zich over uitten naar mij waren achtereenvolgens: gebrek aan expertise, wet- en regelgeving is vaak complex en veel, eilanden-cultuur, eigen manier van werken, afbakening van taken, over de schutting gooien/ getouwtrek, verantwoordelijkheid (durven) nemen, leer de mens/collega kennen, netwerken, stage lopen en klantvriendelijkheid. Na analyse van de data zijn bovenvermelde punten na boven gekomen. De analyse is gebeurd door op een systematische manier categoriseren van data en zoeken naar de verbanden binnen de citaten en interviewverslagen. Interpretatie van de data heeft plaatsgevonden met gebruik van reflexief journal, documentanalyse, triangulatie en narratieve analyse. Ik heb gekeken naar herkenning van patronen in de verhalen en daaraan gekoppeld de oriëntatie van de geïnterviewden. De wijze van organiseren binnen de organisatie heb ik in kaart gebracht met de aanbeveling voor verder onderzoek. Terugkomend op mijn onderzoeksvraag: ik heb middels een verhalenworkshop getracht betrokkenen meer begrip te laten krijgen voor elkaar. De verhalenworkshop heeft geleid tot aanbevelingen op betrekkingsniveau. Tijdens de korte literatuurverkenning heb ik onder andere herkenning gevonden met de professionele en machine-organisatie van Mintzberg (Mintzberg, 2006). De machine-organisatie gaat meer uit van standaardisatie en de professionele organisatie van een organisatie met professionals, waarbij de regie van de beheerstaken en beslissingsbevoegdheid meer moet liggen bij de uitvoerders (de professionals). De aard van de werkzaamheden bepaalt de passende manier van organiseren. Het woord professionals zegt het al, zij weten wat zij nodig hebben om hun werk te kunnen uitvoeren. Binnen de organisatie heerst een spanningsveld tussen enerzijds standaardisering, systeemgedreven aanpak en contextgedreven manier van werken. 5 Samengevat kun je een aantal probleemgebieden onderscheiden: Expertise, taakverdeling en communicatie. Expertise is op gebied van beschikbare kennis, bij taakverdeling refereer ik naar de onduidelijkheid van de afbakening van de taken en met communicatie betreft het in het onderzoek de manier van communiceren. Het waarnemen en het maken van interpretaties als onderzoeker zijn beperkt. Ik kan niet alles zien en waarnemen. Ik heb geprobeerd het onderzoeksproces helder te beschrijven en mijn waarnemingen heb ik in een reflexief journal bijgehouden. De navolgbaarheid van het onderzoek is gewaarborgd. Deze bevindingen hebben geleid tot praktijkverbetering middels het uitvoeren van een interventie door middel van een verhalenworkshop. Mijn doel onder andere van het doen van responsief onderzoek is onderzoek doen dat niet verdwijnt in een bureaulade. Met het betrekken van de mensen in het proces en ze deel te maken van het onderzoek en met het verzorgen van een verhalenworkshop heb ik dat weten te bewerkstelligen.