Aan boord of overboord?

Maatschappelijke ontwikkelingen zoals de economische groei en de vergrijzing leiden tot krapte op de arbeidsmarkt. Dit heeft tot gevolg dat organisaties moeite hebben met het aantrekken en behouden van personeel. In de huidige kenniseconomie wordt menselijk kapitaal echter gezien als een essentiële sleutelfactor tot succes en organisaties investeren dan ook veel tijd en geld in het rekruteren van talent. In het verhoogde competitieve landschap waarin zowel publieke als private organisaties zich bevinden, is het daarentegen niet voldoende gebleken om enkel te investeren in het werven en selecteren van de juiste medewerkers. Dit biedt namelijk onvoldoende garanties voor optimale productiviteit, directe inzetbaarheid, verdere ontwikkeling van potentieel en behoud van medewerkers. Om in te kunnen spelen op de maatschappelijke ontwikkelingen en talent in de organisatie te kunnen behouden, moeten organisaties er dan ook op inzetten dat nieuwe medewerkers niet alleen tot de organisatie worden aangetrokken, maar ook goed ‘landen’ als zij zich eenmaal in de organisatie bevinden. Dit wordt onboarding genoemd. Om meer inzicht te creëren in het proces van onboarding, is een onderzoek uitgevoerd bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). BZK is onderdeel van de Rijksoverheid. Uit een recente arbeidsmarktanalyse is naar voren gekomen dat het Rijk te maken heeft met personele tekorten en daarnaast kent de arbeidsmarkt van het Rijk een relatief hogere vergrijzing in vergelijking met de externe arbeidsmarkt. De organisatie vraagt zich af hoe het proces van onboarding zo ingevuld kan worden dat het bijdraagt aan de positionering van de organisatie als aantrekkelijk werkgever, met als uiteindelijk doel om beter medewerkers aan te kunnen trekken en in de organisatie te kunnen behouden. Hiertoe is de volgende onderzoeksvraag opgesteld: “Wat is de invloed van onboarding op het behoud van nieuwe medewerkers bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en hoe kan deze invloed worden verklaard?” Om de hoofdvraag te beantwoorden, is gekozen voor een kwalitatieve onderzoeksopzet. In totaal hebben 17 medewerkers van het kerndepartement aan het onderzoek deelgenomen die tussen 1 april 2018 en 1 januari 2019 in dienst zijn getreden bij BZK. Daarnaast hebben 6 leidinggevenden deelgenomen voor aanvullende inzichten. Het onderzoek is uitgevoerd middels semigestructureerde diepte-interviews van gemiddeld 60 minuten. De basis voor deze interviews lag in inzichten uit de literatuur omtrent onboarding en het behoud van medewerkers. In de literatuur is tevens naar factoren gezocht die verklaring kunnen bieden voor de relatie tussen onboarding en het behoud van medewerkers. Daarnaast is in de interviews ruimte geboden voor nieuwe onderwerpen die mogelijk ten grondslag liggen aan deze relatie. De verwachtingen op basis van de literatuur zijn grotendeels bevestigd en daarnaast aangevuld met nieuwe (verklarende) inzichten. Uit het onderzoek blijkt dat de ervaringen met de verschillende elementen van onboarding wisselend zijn onder de nieuwe medewerkers. Wanneer nieuwe medewerkers hoofdzakelijk positieve ervaringen hebben met onboarding, laten zij een hogere intentie zien om in de organisatie werkzaam te blijven dan medewerkers met minder positieve onboarding ervaringen. Dit uit zich onder andere in een grotere betrokkenheid en tevredenheid. Medewerkers die hoofdzakelijk positieve ervaringen hebben gehad met onboarding geven bijvoorbeeld aan trots te zijn op het werk dat zij doen en voeren af en toe werkzaamheden uit buiten het takenpakket. Vooral wanneer nieuwe medewerkers snel duidelijkheid hebben over de context van het werk, het gevoel hebben interpersoonlijke relaties opgebouwd te hebben en hun weg weten te vinden binnen het informatienetwerk van de organisatie, geven zij aan een toekomst binnen de organisatie voor zich te zien. Opvallend is dat voor medewerkers in een startfase van hun loopbaan, de effecten van onboarding sterker zijn dan voor medewerkers in andere fasen. Onboarding heeft ook sterkere effecten voor medewerkers die minder informatie-zoekgedrag vertonen dan voor medewerkers die uit zichzelf veel op zoek gaan naar informatie. Daarnaast is naar voren gekomen dat flexplaatsen door nieuwe medewerkers erg gewaardeerd worden. Zij geven aan hierdoor snel veel collega’s te leren kennen. Dit draagt positief bij aan hun begrip over de context van de organisatie en het thuis voelen bij BZK. Op basis van de onderzoeksresultaten zijn zes aanbevelingen geformuleerd omtrent het optimaliseren van het onboarding proces bij BZK: 1. Creëer een flexibel introductiepakket en biedt dit naar behoefte van de nieuwe medewerker aan, bijvoorbeeld door te werken met een strippenkaart. 2. Structureer informatievoorziening voor nieuwe medewerkers organisatiebreed, bijvoorbeeld door een app te ontwikkelen of een algemene plek voor informatie in te richten op bestaande media. 3. Blijf informeel contact tussen medewerkers stimuleren door sociale activiteiten gerelateerd aan het werk te organiseren. 4. Stel de relatie tussen medewerker en leidinggevende centraal, bijvoorbeeld door een factsheet op te stellen voor leidinggevenden waarop alle aspecten zijn weergegeven die van belang zijn wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt. 5. Wijs bij de betrokken partijen een proceseigenaar aan met betrekking tot administratieve zaken. Zo kan beter gecommuniceerd worden over de vorderingen rond het aanmelden van nieuwe medewerkers. 6. Meten is weten. Monitor de behoeften en ervaringen van nieuwe medewerkers daarom continu. Zo wordt onboarding blijvend geëvalueerd en kan het proces continu worden geoptimaliseerd.