Vervagende teamgrenzen: Cohesie als team, sub-team of afdeling

Flexibele vormen van werken zijn tegenwoordig niet meer weg te denken uit organisaties binnen de publieke sector. De Rijksoverheid heeft op grote schaal gekozen voor de implementatie van Tijd-, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken wegens de veronderstelde bijdrage die het kan leveren aan de arbeidsproductiviteit, de kwaliteit van het werk, de balans tussen het werk- en privéleven van medewerkers en de kostenbesparing op gebied van huisvesting. De implementatie zou goed aansluiten bij de modernisering van werkplekken, de toegenomen mogelijkheden om slimmer en mobieler te werken en de veranderende relaties tussen overheid en burger, maar ook tussen medewerker en leidinggevende. Vanuit deze opvatting is TPAW ook bij de Belastingdienst ingevoerd, wat voor medewerkers tot uiting komt in de mogelijkheid om naar eigen voorkeur de werktijden te variëren, zelf de keuze te kunnen maken met betrekking tot de plaats waar het werk uitgevoerd wordt en de ondersteuning en autonomie met betrekking tot verschillende apparaten en media. De literatuur is echter nog niet eenduidig rondom de uitkomsten en gevolgen van TPAW. Zowel met betrekking tot de uitkomsten op organisatieniveau, zoals performance, kennisdeling en efficiëntie, als met betrekking tot de werknemersuitkomsten, waaronder het vertrouwen en de teamcohesie, worden er tegenstrijdige resultaten gevonden. Een van de meest gevreesde effecten van TPAW is het wegvallen van de teamcohesie, maar in hoeverre dit daadwerkelijk het geval is blijft tot op heden nog onbeantwoord. Om enerzijds een bijdrage te leveren aan de theorievorming op gebied van de relatie tussen TPAW en de teamcohesie en anderzijds de invoering van TPAW bij de Belastingdienst verder te ondersteunen heeft dit onderzoek een antwoord gezocht op de volgende vraag: “Wat is de invloed van TPAW op de teamcohesie bij de Belastingdienst en hoe kan deze worden verklaard?” Op basis van twee verschillende meetmomenten is er in deze kwalitatieve, longitudinale case study verder ingezoomd op de relatie tussen TPAW en teamcohesie. De eerste meting (N=39) heeft plaatsgevonden in juni 2018, de tweede meting (N=37) volgde in mei 2019. In totaal hebben er 76 respondenten deelgenomen aan semigestructureerde diepte-interviews. Uit het onderzoek blijkt dat er sprake is van een ingewikkelde relatie tussen TPAW en teamcohesie, die door vele verschillende variabelen beïnvloed kan worden. Onder de invloed 5 van dienend leiderschap, vertrouwen en communicatie wordt er geen negatieve relatie tussen TPAW en de teamcohesie gevonden. Het dienend leiderschap, vertrouwen en de communicatie kunnen namelijk grotendeels de gevolgen van de fysieke verspreiding compenseren ten aanzien van de teamcohesie. Op basis van individuele kenmerken verschilt het echter per medewerker waar de grens ligt voor het punt waarop de ervaren teamcohesie afneemt. Wanneer het geaggregeerde gebruik van TPAW binnen het team een niveau aanneemt wat boven de grens van de meeste teamgenoten ligt, zal er afbreuk plaatsvinden van de teamcohesie. In de case van de Belastingdienst is dit ten tijde van de tweede meting bij meerdere teams het geval, veroorzaakt door een toegenomen druk op het aantal beschikbare flexibele werkplekken in de kantooromgeving. Dit wil echter niet zeggen dat er op dat moment in het geheel geen cohesie ervaren wordt, de teamcohesie kan dan namelijk verschuiven naar het niveau van het sub-team of de afdeling. Ten aanzien van de relatie tussen TPAW en de teamcohesie liggen er voor de Belastingdienst verschillende mogelijke aangrijpingspunten. Om de cohesie te faciliteren en de invoering van TPAW verder te bevorderen zijn dan ook de volgende aanbevelingen geformuleerd: 1. Doorbreek de “onbereikbaarheid” van de thuiswerkende collega. 2. Maak van TPAW een terugkerend onderwerp van gesprek als onderdeel van teamdienend leiderschap. 3. Besteed aandacht aan de matching van teams die samen op een afdeling plaatsnemen en richt de afdeling fysiek in naar de behoefte van deze teams.