Transparantie en standaardisatie binnen het besluitvormingsproces in gemeentelijke organisaties

De gemeente Dordrecht is per 1 januari 2019 overgestapt van hun oude bestuurs- en raadsinformatiesysteem Mozaïek naar hun nieuwe bestuurs- en raadsinformatiesysteem e-besluitvorming. Het gebruik van e-besluitvorming brengt twee nieuwe veranderingen met zich mee, namelijk een nieuw standaard voorstelformat en een adviesfunctie. Het nieuwe voorstelformat vervangt een scala aan oude Word-formats voor voorstellen die voorheen naar de keuze van ambtenaren werden gebruikt. De manier van werken in e-besluitvorming en de bijbehorende adviesfunctie zorgen ervoor dat de auteur het voorstel in het systeem zelf schrijft en de auteur van andere betrokkenen een vorm van feedback kan en moet ontvangen. De gemeente Dordrecht krijgt dus te maken met documentstandaardisatie van het voorstelformat en met een toename in transparantie in het voorstelproces. De vraag die in dit onderzoek centraal staat, betreft de volgende: Welke effecten heeft het in gebruik nemen van het systeem e-besluitvorming voor de gemeente Dordrecht en hoe kan de gemeente de functionaliteiten van e-besluitvorming zo goed mogelijk borgen? In dit onderzoek worden deze nieuwe functies binnen een kader van de organisatiecultuurtheorie van Quinn geplaatst. Deze theorie kent vier cultuurvormen, namelijk de eenheidscultuur, de adhocratische cultuur, de marktcultuur en de hiërarchische cultuur. Standaardisatie sluit theoretisch vanwege de stabiliteitskenmerken goed aan op de marktcultuur en de hiërarchische cultuur. Een toename in interne transparantie sluit volgens literatuur over vertrouwen en niet-competitieve omgevingen aan op de eenheidscultuur en de hiërarchische cultuur. Na het houden van acht interviews en het uitzetten van een vragenlijst onder 55 respondenten, bleek dat de eenheidscultuur de dominante organisatiecultuur is van de gemeente Dordrecht, op de voet gevolgd door de hiërarchische cultuur. Ook bleek dat men ontevreden is over het nieuwe voorstelformat vanwege de onduidelijke opbouw en de missende mogelijkheid voor eigen invulling. Het format wordt door sommige auteurs ervaren als beperkend, met name voor politiek gevoelige voorstellen. Uit zowel sommige interviews als de survey blijkt dat de adviesfunctie goed wordt ontvangen, maar dat er vooralsnog weinig gebruik van wordt gemaakt. Men vindt het makkelijker om bij collega’s langs te lopen om advies te vragen dan om dit via het systeem e-besluitvorming te doen. In twee interviews worden ook de mogelijke negatieve kanten van de adviesfunctie belicht, waarbij genoemd wordt dat het niet altijd fijn is als de inhoudelijke discussie in het systeem zou staan. Er kan worden geconcludeerd dat het nieuwe voorstelformat niet goed aansluit op de huidige dominante cultuur. Daarnaast kan worden geconcludeerd dat in de basis de adviesfunctie wel aansluit op de huidige dominante cultuur, vanwege het vertrouwen binnen de organisatie. Echter zorgt de eenheidscultuur en het vertrouwen in elkaar er juist voor dat mensen liever langslopen bij elkaar in plaats van formeel via het systeem te werken. Er dient aandacht te worden besteed om deze verandering ingebed te krijgen.