Flexibiliteit en controle in balans?

De bestuursdienst is een gemeentelijke stafafdeling met een belangrijke taak: ondersteunen op het grensvlak van bestuur en organisatie. Er is niet één beste manier om een bestuursdienst te organiseren en gemeenten hebben hierin grote verschillen. In dit onderzoek wordt de bestuursdienst als afdeling onderzocht. Het doel van dit onderzoek is kennis vergaren over de invloed van de organisatorische aspecten van een bestuursdienst op de kwaliteit van het politiek-ambtelijk samenspel, door de bestuursdienst van een middelgrote gemeente empirisch te onderzoeken aan de hand van interviews en documentanalyse. De onderzochte casus is de bestuursdienst van de gemeente Bergen op Zoom (genaamd Concernstaf). Deze afdeling is in januari 2020 opnieuw ingericht en vraagt zich af of hun manier van organiseren zijn vruchten afwerpt, zowel voor de ondersteuning van bestuurders als voor de ondersteuning van de ambtelijke organisatie. De gestelde onderzoeksvraag is: Hoe dragen de organisatorische aspecten van een gemeentelijke bestuursdienst bij aan de kwaliteit van het politiek-ambtelijk samenspel in de gemeente Bergen op Zoom? Een goed politiek-ambtelijk samenspel wordt gekenmerkt door gedeelde doelen, vertrouwen, informatie-uitwisseling, intensief contact en verschillende overlappende rollen. In de gemeente Bergen op Zoom is er een gedeeld doel en intensief contact. Informatie-uitwisseling, vertrouwen en rolvastheid zijn van mindere kwaliteit. Ondersteuning - door middel van verbinden, compenseren, vernieuwen en controleren – hebben een positieve invloed op het samenspel, voornamelijk op de informatie-uitwisseling en het contact. Als de ondersteunende rollen niet goed worden uitgevoerd, kunnen deze een negatieve uitwerking hebben op de kwaliteit van het politiek-ambtelijk samenspel. De literatuur raadt een flexibele structuur aan, omdat de bestuursdienst zich in een veranderende omgeving bevindt. De onderzochte bestuursdienst heeft een flexibele inrichting. Deze heeft enerzijds als potentie dat er nauw samengewerkt kan worden, er gebruik gemaakt kan worden van elkaars competenties en makkelijker gestuurd kan worden op bepaalde doelstellingen. Ook kan de afdeling maatwerk bieden en snel inspringen op nieuwe zaken. Vrijheid in rolopvatting heeft daarentegen een minder positieve invloed op de eenduidigheid van de ondersteuning. Flexibiliteit kan ervoor zorgen dat de focus op de korte termijn ligt. Om te vorkomen dat flexibiliteit doorslaat in chaos, is er een basis van controle nodig, zoals een duidelijke koers en duidelijk omschreven taken en verantwoordelijkheden. Naast structuur is het organiseren van mensen van groot belang. Leiderschap, strategie en het ontwikkelen naar een lerende organisatie kunnen hierin een rol spelen en samen worden ingezet om de ondersteuning van het samenspel te verbeteren. Vervolgonderzoek kan zich richten op het onderzoeken van één organisatorisch aspect of op verschillen in de ondersteuning tussen gemeenten. Daarvoor wordt een kwantitatieve multiple case aangeraden. Aan de gemeente Bergen op Zoom wordt aangeraden om meer te investeren in het lerend vermogen van de afdeling en het maken van een strategisch plan dat met belanghebbenden wordt besproken.