Instroom’R of Uitstroom’R?

Managementsamenvatting Kernwoorden: onboarding; behoud; rolduidelijkheid; publieke sector; interviews Aanleiding Uit recent internationaal onderzoek blijkt dat 51% van de medewerkers na zes maanden de organisatie weer verlaat (Brandon Hall Group, 2017). Dit verloop brengt de nodige kosten en het verlies van personeel met zich mee (Tziner & Birati, 1996). Dit kan een extra nadelig effect hebben op organisaties in de publieke sector, omdat deze sector een arbeidsintensief dienstverlenend karakter heeft (Boxall & Purcell, 2016). De gemeente Rotterdam wordt gekenmerkt door een hoge instroom de afgelopen jaren (Gemeente Rotterdam, 2021b). Na de instroom van medewerkers is het van belang dat zich op hun plek voelen om succesvol in de organisatie te zijn. De organisatie kan door bepaalde praktijken, ook wel onboarding genoemd, de medewerkers hierin ondersteunen (Klein & Polin, 2012). Afgelopen januari is binnen de gemeente een enquête onder nieuwe medewerkers uitgevoerd waarin naar voren kwam dat nieuwe medewerkers niet goed wisten wat zij moesten doen in de eerste paar weken. Om inzicht te bieden in de relatie tussen onboarding en behoud, en de rol van rolduidelijkheid hierin te onderzoeken is de volgende onderzoeksvraag opgesteld: Wat is de relatie tussen onboarding en behoud van nieuwe medewerkers in de gemeente Rotterdam en welke invloed heeft rolduidelijkheid hierin? Theorie Onboarding wordt in dit onderzoek toegelicht aan de hand van de vier C theorie (Bauer, 2010) en twee toevoegingen hierop (Ellis & Bauer, 2017; Flynn, 2014). De dimensies van onboarding zijn: compliance, clarification, culture, connection, check-back en confidence. Door literatuuronderzoek heeft de onderzoeker de verwachting opgesteld dat de dimensies van onboarding een positieve invloed hebben op het behoud van medewerkers (o.a. Allen, 2006). Daarnaast moet onboarding bijdragen aan rolduidelijkheid van nieuwe medewerkers en moet rolduidelijkheid bijdragen aan het behoud (o.a. Adkins, 1995; Bauer & Erdogan, 2011). Om een goed beeld van rolduidelijkheid in de publieke sector te krijgen, is gekeken naar mogelijke andere variabelen die de relatie tussen onboarding en rolduidelijkheid kunnen beïnvloeden. Twee publieke sector kenmerken, te weten ambigue organisatiedoelen en een 3 bureaucratische structuur, bestaande uit formalisatie en centralisatie, zijn geïdentificeerd als mogelijke variabelen die relatie tussen onboarding en rolduidelijkheid beïnvloeden (Hall, 1996; Rainey, & Jung, 2010, Van der Voet, 2014). Methode Om de onderzoeksvraag te beantwoorden is gekozen voor een kwalitatief onderzoek. De data is door middel van semigestructureerde interviews (N=20) in deze case study verzameld. Nadat de data verzameld is, zijn de interviews getranscribeerd, gecodeerd en geanalyseerd. Resultaten Uit de resultaten en analyse blijkt dat onboarding positief bijdraagt een het behoud van nieuwe medewerkers. Daarnaast is naar voren gekomen dat onboardingspraktijken bijdragen aan ‘hoe’ de rol van de nieuwe medewerker ingevuld moet worden. ‘Wat’ een nieuwe medewerker moet doen in zijn/haar rol komt tijdens de sollicitatieprocedure aan bod. Het blijkt dat ervaring ook een rol speelt tijdens het onboardingsproces en dat nieuwe medewerkers vaak zelf initiatief nemen en andere behoeften kunnen hebben. Met betrekking tot de publieke sector kenmerken zijn de verwachtingen niet uitgekomen. Ten eerste moet gezegd worden dat binnen de gemeente Rotterdam nieuwe medewerkers de doelen niet ambigue ervaren. Dit komt omdat zij eigenlijk niet goed weten wat de doelen zijn en bijna alle medewerkers wel rolduidelijkheid ervaren. Formalisatie en centralisatie hebben invloed op de rolduidelijkheid van nieuwe medewerkers, waardoor het verkrijgen van rolduidelijkheid langer kan duren. Echter worden deze regels (formalisatie) en hiërarchische structuur (centralisatie) niet meegenomen tijdens de onboardingspraktijken, waardoor de bureaucratische structuur de relatie tussen onboarding en rolduidelijkheid niet kan beïnvloeden. Aanbevelingen Op basis van de interviewdata zijn diverse aanbevelingen gedaan ter verbetering van het onboardingsproces binnen de gemeente Rotterdam: 1. Creëer een keuzesysteem binnen onboarding, om zo aan de verschillende behoeften van nieuwe medewerkers te voldoen; 4 2. Organiseer een training voor buddy’s, om zo nieuwe medewerkers goed te kunnen begeleiden; 3. Bestel de benodigde middelen voordat de nieuwe medewerker in dienst is, zodat de nieuwe medewerker niet met eigen middelen aan het werk moet; 4. Zorg voor houvast tijdens het inwerken, zodat nieuwe medewerkers terug kunnen vallen op bepaalde documenten als zaken onduidelijk zijn; 5. Stel de missie en visie van de gemeente centraal, zodat medewerkers de doelen van de organisatie kennen; 6. Sta stil bij verschillende schakels in de gemeente, zodat medewerkers weten van welke collega’s zij afhankelijk zijn in hun werk; 7. Plan feedbackmomenten in, om aan de behoeften van medewerkers te voldoen en; 8. Faciliteer fysieke contactmogelijkheden, zodat nieuwe medewerkers meer sociale binding met collega’s hebben en beter ingewerkt kunnen worden.