Er is geen sprake van onwil, maar van onmacht.

Door de jaren heen is men steeds meer het belang van goed informatiebeheer gaan inzien en de afgelopen maanden was het onderwerp informatiebeheer in combinatie met transparantie en openheid niet meer uit het nieuws weg te slaan. Verschillende kabinetsleden en overheidsfunctionarissen kwamen in opspraak met hun ‘corrupte’ gedrag door moedwillig informatie bij de burger weg te houden. Deze vermoedens zijn een logisch gevolg van de ontwikkelde situatie die zich afspeelt binnen het informatiebeheer en de informatiehuishouding. Het klopt dat veel informatie wordt achtergehouden, zij eerder door de gebrekkige kennis en vaardigheden over informatiebeheer van medewerkers waardoor het informatiesysteem (DMS-systeem) niet optimaal kan functioneren, dan door kwaadwillige bewindslieden die bewust informatie achterhouden. Dit onderzoek komt voort uit een vraagstuk van de Provincie Flevoland met betrekking tot informatiebeheer. Met de invoering van de WOO tracht de organisatie meer transparantie en openheid over haar informatie te bewerkstelligen. Toch blijkt dit in de praktijk geen gemakkelijke opgave. Medewerkers ervaren veel ongemak met het DMS-systeem en lijken over onvoldoende kennis en vaardigheden rondom informatiebeheer binnen de Provincie Flevoland te beschikken. Bovendien is er een enorme verscheidenheid aan informatiesystemen binnen de organisatie beschikbaar gesteld die niet aansluiten op de verwachting van de medewerkers. Met name het eDocs systeem, dat door de meeste medewerkers wordt gebruikt voor het beheren van hun informatie, wordt als belemmering gezien door het personeel. Het doel van dit onderzoek is om de effectiviteit van het informatiebeheer binnen de Provincie Flevoland aan de hand van het gedrag van medewerkers te achterhalen. Effectiviteit is een uitstekend concept om ´goed´ informatiebeheer te meten, omdat het de resultaten van doelen meet. Zo weet je precies welke doelen zijn behaald of in ieder geval worden gevolgd, en welke nog aanpassingen nodig. Men definieert dan organisatie effectiviteit als de mate waarin de doelstellingen worden behaald. Aangezien deze scriptie gebruik maakt van een gefundeerde theorie, zijn er op voorhand enkele attenderende begrippen opgesteld op basis van een reeks verkennende gesprekken met medewerkers van de Provincie Flevoland. Dit zijn: werkprestatie, organisatie effectiviteit en VUCA-factoren. Deze drie begrippen vormen de kern van dit onderzoek naar de effectiviteit van informatiebeheer binnen de Provincie Flevoland. Campbell (1990) definieert werkprestatie als gedrag, iets wat wordt uitgevoerd door de werknemers. Een werkprestatie is meer dan enkel de uitkomsten van bepaald gedrag. De resultaten komen deels van individueel gedrag, maar ook van andere invloeden. Nochtans wordt benadrukt dat werkprestatie meer is dan enkel observeerbare acties van het individu; het omvat ook mentale producties zoals antwoorden of bepaalde besluiten. Werkprestatie is bijna altijd doelgericht omdat er geen werkprestatie gemeten kan worden als er geen duidelijke doelstelling worden gesteld voor de betreffende prestatie. Hiermee wordt direct de link met organisatie effectiviteit aangetoond omdat organisatie effectiviteit de doeltreffendheid van de organisatie tracht te meten. De VUCA-factoren zijn een acroniem voor volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit. Binnen dit onderzoek wordt VUCA gebruikt als factoren die van invloed zijn op de werkprestatie van werknemers in de context van het informatiebeheer. Omdat er weinig informatie met betrekking tot werkprestatie gerelateerd aan informatiebeheer beschikbaar in de wetenschappelijke literatuur bleek te zijn, heeft dit onderzoek verschillende begrippen vanuit de literatuur rondom werkprestatie gelinkt aan verschillende knelpunten van het informatiebeheer. Bijvoorbeeld: een gebrek aan kennis en vaardigheden binnen het informatiebeheer past goed bij training en communicatie die in de literatuur worden aangeduid als een factor van invloed op werkprestatie. Door de informatie over informatiebeheer te koppelen aan concepten gelieerd aan werkprestatie ontstonden er vier factoren van invloed op werkprestatie in de context van het informatiebeheer, namelijk: organisatiestrategie, training en communicatie, organisatiestructuur en organisatiecultuur. Vervolgens worden deze concepten ondergebracht bij een van de VUCA factoren als indicator, om hiermee de invloed van VUCA aan te duiden. Volatiliteit wordt gemeten aan de hand van het aanpassingsvermogen van de Provincie Flevoland. Onzekerheid wordt onderzocht door te kijken naar het gebrek aan kennis en vaardigheden van medewerkers. Complexiteit wordt aangeduid door het veelvoud aan onderlinge verbanden, binnen en buiten de organisatie. Ambiguïteit wordt onderzocht door te kijken naar het ontbrekende en dubbelzinnige beleid van de Provincie Flevoland met betrekking tot informatiebeheer. De tussenconclusie en het conceptueel model die worden gepresenteerd aan het einde van hoofdstuk twee vormt uiteindelijk de basis van het empirisch gedeelte van dit onderzoek. Dit exploratieve, kwalitatieve onderzoek tracht zonder verwachtingen te kijken naar de relatie tussen de VUCA-factoren, werkprestatie en organisatie effectiviteit te kijken. Door het exploratieve karakter van dit onderzoek is er gekozen voor het afnemen van 13 kwalitatieve, semigestructureerde interviews, ondersteund met twee interviews met een expert om de bevindingen te valideren zijn er interviews afgenomen met verschillende medewerkers van de Provincie Flevoland. Uit de resultaten is gebleken dat de werkprestatie van medewerkers kan worden omschreven als “intuïtief” informatiebeheer. Dit betekent dat medewerkers niet de beleidsdoelstellingen van de Provincie Flevoland opvolgen wanneer zij hun informatie beheren. Het is echter niet zo dat medewerkers bewust de beleidskaders, richtlijnen en handreikingen negeren, maar dat er sprake is van een gebrek aan kennis en vaardigheden waardoor het personeel niet in staat is om aan de verwachtingen van de Provincie te voldoen. De beleidskaders, richtlijnen en handreikingen zijn op een dusdanige manier opgesteld waardoor er ruimte voor de verschillende interpretaties over de juiste werkwijze van het informatiebeheer bij het personeel ontstaat. De ambiguïteit van de richtlijnen hoeven geen probleem te vormen voor het personeel om goed informatiebeheer te kunnen uitvoeren, mits de Provincie Flevoland een heldere visie over het informatiebeheer met haar medewerkers kan communiceren. Uit de gesprekken met medewerkers blijkt echter dat de verwachtingen van de organisatie amper met het personeel wordt gecommuniceerd. Tijdens de COVID-19 pandemie was er geen sprake van trainingsmogelijkheden voor het informatiebeheer en de online e-learnings bleken langdurig buiten gebruik te zijn. Bovendien focust de training zich enkel op een aantal basisvaardigheden om daarmee binnen het eDocs systeem te kunnen werken, in plaats van het belang van informatiebeheer. Er is te weinig aandacht voor het uitdragen van een coherente, saamhorige werkwijze gebaseerd op samenwerking in plaats van individueel informatiebeheer. Er kan worden gesteld dat het informatiebeheer niet effectief is vanwege het feit dat de beleidsdoelstellingen niet worden gevolgd door medewerkers waardoor er intuïtief informatiebeheer ontstaat. Wanneer de organisatie haar doelstellingen onvoldoende communiceert met het personeel dan is er sprake van ineffectief informatiebeheer. Op basis van deze bevindingen wordt aanbevolen om zowel op strategisch gebied als op technisch gebied wijzigingen binnen de organisatie door te voeren om zo de impact van het intuïtief informatiebeheer te minimaliseren. Allereerst dient het informatiebeheerbeleid te worden gekoppeld aan concrete, realistische doelstellingen die medewerkers kunnen opvolgen. Vervolgens dient deze strategie te worden uitgedragen via training en een bewustwordingscampagne. De huidige bewustwordingscampagne voor de WOO leent zich hier uitstekend voor. Op technisch gebied wordt aanbevolen om een aantal metadata in het systeem toe te voegen die medewerkers helpt om hun informatie beter te beheren. Ook zou het praktisch zijn om de mogelijkheden van een nieuw DMS-systeem te onderzoeken. Het huidige eDocs systeem is namelijk al vervuld door een grote hoeveelheid onbeheersbare informatie waardoor het in de praktijk lastig blijft om een verandering binnen dit systeem door te voeren.