Van de letter van het contract naar de geest van het contract

De digitalisering in de wereld ontwikkelt zich steeds sneller. Gemeenten proberen deze ontwikkelingen bij te benen door zich te laten bijstaan door ICT-leveranciers uit de private sector. Zowel de gemeenten als de ICT-leveranciers lopen tegen verschillende knelpunten aan tijdens de uitvoering van deze samenwerking. Zo is er soms sprake van onvoorziene omstandigheden of is er onduidelijkheid over hoe het ICT-product of -dienst er uit moet zien. De hoofdvraag van het onderzoek luidt: ‘Welke invloed hebben vertrouwen en een goede risicoverdeling op de knelpunten van incomplete ICT-contracten?’. Hierbij was het doel van het onderzoek om gemeenten en Het NIC te ondersteunen in hun omgang met de meer incomplete ICT-contracten. De verwachting was dat hoe meer sprake er zou zijn van vertrouwen en goede risicoverdeling, hoe minder knelpunten werden ervaren tijdens de uitvoering van het contract. Om deze verwachting te toetsen zijn vijftien respondenten uit het werkveld geïnterviewd die ervaring hebben met ICT-contracten van gemeenten. Dit zijn consultants, inkopers, contractmanagers en een broker. Uit het onderzoek blijkt dat de verwachting die vooraf is gesteld niet volledig klopt. Zo blijken de mate van vertrouwen en goede risicoverdeling slechts invloed uit te oefenen op drie van de vijf theoretische knelpunten van incomplete contracten. Dit zijn: het feit dat het lastig te bepalen is hoe het product of de dienst eruit moet gaan zien; onzekerheid over kosten en onvoorziene omstandigheden. Hoe meer vertrouwen er is tijdens de aanbesteding, hoe minder wordt ervaren dat het lastig te bepalen is hoe het product of de dienst eruit moet gaan zien. Hetzelfde geldt voor de twee knelpunten waarbij er onzekerheid is over kosten en onvoorziene omstandigheden. Wanneer gemeenten vertrouwen hebben tijdens de aanbesteding zijn zij namelijk sneller geneigd zijn om gebruik te maken van de expertise van de markt in plaats van zelf alle eisen en risico’s al te omschrijven in een plan van eisen. Hoe meer sprake er is van een goede risicoverdeling tijdens de looptijd van het contract, hoe minder onvoorziene omstandigheden respondenten ervaren. Hoe respondenten de goede risicoverdeling ervaren, lijkt hierbij niet altijd gelijk te zijn aan de daadwerkelijke risicoverdeling. Hoe groter de leverancier, hoe minder prettig de risicoverdeling door de respondenten wordt ervaren. Dit komt mede doordat de grootste leveranciers standaard de GIBIT afkeuren. Echter blijkt dat het risicomanagement van juist 3 de grotere leveranciers goed is. Dit is nodig op het moment dat een onvoorziene omstandigheid zich voordoet. Bij de kleinste leveranciers, waarbij respondenten de risicoverdeling juist als prettig ervaren, lopen gemeenten meer risico. Tot slot heeft de combinatie van vertrouwen en goede risicoverdeling tijdens de looptijd van het contract invloed op de knelpunten waarbij het lastig te bepalen is hoe het product of de dienst eruit moet zien en op de onzekerheid over kosten. Wanneer deze combinatie van vertrouwen en goede risicoverdeling aanwezig is, creëert dit voor samenwerkende partijen de mogelijkheid om gebruik te maken van het stewardship model en relational contracting. Dit houdt in dat beide partijen elkaar vertrouwen en dezelfde doelen nastreven. Hierbij behouden zij flexibiliteit in het contract, waardoor zij kunnen inspelen op eventuele veranderingen in het product of de dienst of de kosten. Het knelpunt waarbij er voordat de samenwerking kan starten investeringen moeten plaatsvinden is slechts door één respondent herkend (die het niet zag als een knelpunt). Daarnaast is er in dit onderzoek geen link aangetoond tussen vertrouwen en goede risicoverdeling op het knelpunt ‘lock-in’. De mate van lock-in heeft echter wel invloed op de mate van vertrouwen tijdens zowel de aanbesteding als de looptijd van het contract. Hierbij geldt: hoe meer lock-in, hoe minder vertrouwen tijdens zowel de aanbesteding als de looptijd van het contract. Zoals elk onderzoek kent ook dit onderzoek zijn limitaties. Zo is bijvoorbeeld één van de knelpunten anders geïnterpreteerd in dit onderzoek dan in eerdere theorieën. Voor vervolgonderzoek wordt geadviseerd om nogmaals onderzoek te doen naar het effect van vertrouwen en goede risicoverdeling op het knelpunt waarbij vooraf investeringen vereist zijn voordat de samenwerking kan starten. Daarnaast wordt nader onderzoek naar het ontstaan (en voorkomen) van lock-in geadviseerd. Tot slot zijn er maatschappelijke aanbevelingen opgesteld. Gemeenten kunnen meer gebruik maken van de kennis van de markt wanneer zij de markt vertrouwen. Dit leidt tot betere afstemming van het product of de dienst op de behoefte van de gemeenten en heeft invloed op meerdere knelpunten. Daarnaast is naar voren gekomen dat slechts enkele gemeenten hun risico-inventarisatie op orde hebben. Het is aanbevolen om hier prioriteit aan te geven.