Organisatieleren leren faciliteren

Aanleiding: Organisaties moeten zich voortdurend aanpassen aan veranderende omstandigheden, ertoe leidend dat voorheen geworven kennis niet altijd meer toepasbaar is op hetgeen wat de omgeving vraagt. Hierdoor is continue kennisverwerving vereist (Volberda, 1996). Organisatieleren is essentieel voor het verkrijgen van nieuwe kennis (Haile & Tüzüner, 2022; Palos & Veres Stancovici, 2016). Organisatieleren valt uiteen in vier processen bestaande uit intuïtie, interpreteren, integreren en institutionaliseren (Crossan et al., 1999). De focus van dit onderzoek ligt op de processen integreren en institutionaliseren. Hierbij wordt de overgang van team- naar organisatieniveau onderzocht. Het blijkt lastig om kennis die tijdens projecten op teamniveau is opgedaan, effectief te integreren en institutionaliseren op organisatieniveau (Mueller, 2015; Wiewiora et al., 2020). Hier is tevens beperkt onderzoek naar gedaan (Rebelo et al., 2019). Dit onderzoek speelt in op deze behoefte. Daarom is op basis van bovenstaande aanleiding, de volgende onderzoeksvraag opgesteld: “Hoe heeft het faciliteren van integreer- en institutionaliseringsprocessen invloed op de overgang van leren op projectteamniveau naar organisatieleren op organisatieniveau binnen Rijkswaterstaat?” Theorie: Organisatieleren wordt in dit onderzoek gedefinieerd als: “Een proces van verandering in denken en handelen zowel individueel als gedeeld, ingebed en beïnvloed door de instituties van de organisatie” (Vera & Crossan, 2004, p.224). Dit wordt beschreven aan de hand van het 4I-raamwerk van Crossan (1999). Dit model betrekt meerdere processen, waaronder integreren en institutionaliseren. Integreren wordt gedefinieerd als: het ontwikkelen van het gedeeld begrip tussen individuen en het ondernemen van gecoördineerde actie door onderlinge aanpassing” (Crossan et al., 1999, p. 525) en institutionaliseren als: het verankeren van leerervaringen die individuen en groepen hebben opgedaan in de instituties van de organisatie” (Crossan et al., 1999, p. 525). Binnen dit onderzoek wordt gekeken naar hoe deze processen gefaciliteerd kunnen worden om overdracht van leren op projectteamniveau naar organisatieniveau te realiseren. Dit wordt gekenmerkt door bevorderende en belemmerende factoren. Er werd verwacht dat integreren bevorderd wordt door wisselen van medewerkers, databases op projectteamniveau, autonomie en bijeenkomsten en wordt belemmerd door tijdsdruk en defensieve routines (Roloff et al., 2012). Bij institutionaliseren werd verwacht dat domineren bevorderend zou zijn en weerstand tegen veranderingen belemmerend zou werken (Lawrence et al., 2005). Hierbij werd de rol van leiderschap betrokken, omdat leiders zowel leerprocessen kunnen stimuleren als barrières wegnemen die leren belemmeren (Bedeian & Hunt, 2006; Berson et al., 2006). Methode : Om de hoofdvraag te beantwoorden, is gekozen voor een onderzoek van kwalitatieve aard, waarbij diepgaande en gedetailleerde informatie kon worden verzamend over sociale processen die nog niet volledig begrepen worden (Bryman, 2016). Dit onderzoek kent een casestudie ontwerp, waarbij data is verzameld aan de hand van semigestructureerde interviews met projectmedewerkers en ondersteunend personeel die werkzaam zijn binnen het Tweefasen experiment binnen Rijkswaterstaat. Hierbij zijn 25 respondenten geïnterviewd. Deze interviews zijn getranscribeerd en geanalyseerd. Resultaten: Uit de resultaten en analyse van de interviewdata zijn de volgende bevindingen naar voren gekomen: Bevorderende factoren voor integreren zijn wisselingen van medewerkers, databases op projectteamniveau, autonomie en bijeenkomsten. Hieraan werd nog de juiste mensen op de juiste plek en intrinsieke motivatie toegevoegd. Belemmerende factoren zijn tijdsdruk en belemmerende factoren. Het samenstellen van projectteams vanwege tijd in plaats van motivatie is toegevoegd. Domineren is tot een bepaalde hoogte bevorderend voor het institutionaliseringsproces. Richting geven, begeleiding en ondersteuning is nodig, maar er moet ruimte blijven voor autonomie. Daarnaast blijken eigenaarschap en evaluaties standaardiseren bevorderend voor het institutionaliseringsproces. Verder is weerstand belemmerend voor het institutionaliseringsproces, en werkt het gebrek aan landingsbanen waar leerresultaten tussentijds naartoe kunnen tevens belemmerend. Tot slot is ambidexter leiderschapsgedrag, wat transformationeel en transactioneel leiderschap omvat, cruciaal om de processen te kunnen faciliteren. Aanbevelingen: Op basis van de data zijn een drietal aanbevelingen geformuleerd voor het faciliteren van integreer- en institutionaliseringsproces, zodat een efficiëntere overgang van projectleren naar organisatieleren op organisatieniveau kan plaatsvinden. Deze luiden als volgt: 1. Creëer landingsbanen met behulp van design thinking. Landingsbanen, waar leerervaringen tussendoor naartoe kunnen, zijn essentieel. Met behulp van design thinking kan hiermee op een creatieve manier geëxperimenteerd worden. 2. Standaardiseer evaluaties. Door evaluaties te standaardiseren kunnen rode draden sneller geïdentificeerd worden, waardoor sneller en meer kennis vastgelegd zou kunnen worden in de organisatie. 3. Vergroten van motivatie. Medewerkers hebben zowel intrinsieke motivatie als extrinsieke motivatie nodig. Voor intrinsieke motivatie kunnen vaardigheden van projectmedewerkers in kaart worden gebracht en kan voor extrinsieke motivatie een erkenningsprogramma worden opgezet.