De zoektocht naar succesfactoren om veranderingen te borgen

De Nederlandse gezondheidszorg staat de laatste decennia onder druk. Zorginstellingen krijgen meer en meer te maken met wettelijke eisen van verantwoorde zorg tegen aanvaardbare kosten. Om aan al deze ontwikkelingen tegemoet te komen voelen zorginstellingen zich genoodzaakt om ingrijpende veranderingen door te voeren. Een veranderingsproces bestaat uit een aantal stappen waarbij borging van veranderingen de laatste stap in het proces is. Er zijn twee manieren van borgen: borging als eindpunt, de veranderingen zijn onderdeel van de cultuur van de organisatie geworden of borging als vertrekpunt van waaruit nieuwe verbeteringen en/of aanpassingen worden ingevoerd. Bij een dergelijk proces is de lerende organisatie van groot belang. Het identificeren van succesfactoren voor borging staat centraal in de scriptie. Om borging te bewerkstelligen zijn in de literatuur een aantal factoren bekend. Aspecten van borging zijn onder te verdelen in drie velden namelijk individueel-/ organisatorisch- en financieel. In de literatuur wordt leiderschap als één van de cruciale factoren genoemd om tot borging te komen. Het onderzoek dat centraal staat in deze scriptie is uitgevoerd aan de hand van de praktijkcasus “Werken zonder wachtlijst: toegang tot de polikliniek (WZW). WZW is één van de doorbraakprojecten van het Kwaliteitsinstituut voor de gezondheidszorg CBO. De doelstelling van het project is te komen tot het reduceren/geen toegangstijd tot poliklinieken zonder daarvoor capaciteitsuitbreiding nodig is. Om na te gaan of poliklinieken erin slagen veranderingen te borgen en zo ja op welke manier is kwalitatief onderzoek verricht. Hiervoor zijn op drie poliklinieken semi-gestructureerde interviews afgenomen, per polikliniek, bij een secretaresse, een afdelingshoofd/specialist, een kwaliteitsmanager en een teamhoofd. Leiderschap speelt een grote rol bij borging alsmede draagvlak onder de medewerkers en motivatie. Medewerkers hebben een behoefte aan een sterke leiding die hen faciliteert bij het goed kunnen uitvoeren van hun functie en naar hen luistert om de knelpunten vast te stellen. Om de leiding in staat te stellen de werkvloer te faciliteren in middelen en eventueel capaciteit is inzicht in de resultaten een randvoorwaarde. Tevens moet de leiding in staat zijn te inspireren en te motiveren en een rolmodel te zijn. Uit de analyse van de praktijkvoorbeelden blijkt het voortdurend meten van de toegangstijden belangrijk te zijn voor borging, waarbij het noodzakelijk is dat de resultaten van de metingen ook consequent besproken worden in het hele team. De resultaten geven medewerkers inzicht in hun eigen werkproces en de invloed die ze daarop kunnen uitoefenen. Naast meten lijkt de factor flexibiliteit een voorwaarde om de resultaten vast te kunnen houden. Tevens blijkt dat de omvang van de organisatie, de functie in de regio en het al of niet academische karakter van een ziekenhuis geen invloed te hebben op de succesvolle toepassing van de uitgangspunten van WZW.