Het effect van „System readiness‟ op het slagen van verbeterprojecten

Begin 2004 is in Nederland het programma Sneller Beter (SB) gestart. Met dit programma moesten onder andere tijdige toegankelijkheid van de zorg en een betere patiëntenzorg worden bereikt. Vierentwintig ziekenhuizen namen deel. Tot dan toe moesten kwaliteitsprojecten concurreren met talloze andere projecten zoals invoering van ICT en kostenbesparingen (Bal & Pijnenborg 2007:8). Eén van de basisgedachten achter SB was dat deze fragmentatie van projecten leidde tot suboptimalisatie. Met SB moest kwaliteit een integraal onderdeel gaan uitmaken van het bestuur van zorginstellingen. Naast prestatieverbeteringen moest bij de ziekenhuizen een „Sneller Beter Vliegwiel‟ ontstaan waarmee ook andere afdelingen in de ziekenhuizen de Sneller Beter verbeteringen doorvoerden (Consortium Sneller Beter pijler 3 2007b:26). Dit onderzoek was gericht op ontwikkelingen die ziekenhuizen hebben doorgemaakt in de logistieke bedrijfsvoering na Sneller Beter en was afgebakend rond het thema: System Readiness, wat globaal kan worden aangeduid met: „welke voorwaarden moeten aanwezig zijn in een organisatie om veranderingen goed te kunnen adopteren‟? Op basis van literatuuronderzoek werden acht elementen van System Readiness geïdentificeerd: Ervaren van druk om te veranderen; Resources toegewezen aan verandertraject; „Fit‟ tussen de organisatie en de verandering; Aanwezigheid van Monitoring en feedback; Aanwezigheid van voor- en tegenstanders; Leiderschap; Implicaties van de verandering zijn onderzocht; Historie van veranderen. Om de waarde en de samenhang van de gedefinieerde elementen van System Readiness te onderzoeken is een kwalitatieve onderzoeksmethodiek gebruikt. De onderzoeksvragen werden beantwoord door middel van een gevalsstudie in het Jeroen Bosch Ziekenhuis in ‟s-Hertogenbosch. Omdat dit ziekenhuis aan Sneller Beter heeft deelgenomen, was hier al ervaring opgedaan met verbeterprojecten. Dit onderzoek toont aan dat System Readiness voortdurend moet worden afgezet tegen de karakteristieken van de innovatie. System Readiness is een bruikbaar diagnose- en veranderinstrument voor degenen die veranderingen inzetten en moeten leiden. Door voortdurend de huidige performance naast de ambities van de organisatie te leggen, kan het ervaren van druk om te veranderen tot een positieve verandercultuur leiden. Het is duidelijk geworden dat een „fit‟ tussen de organisatie en de verandering noodzakelijk is en dat, bij het ontbreken daarvan, projecten minder vloeiend verlopen. Hoewel er veel wetenschappelijk onderzoek is gedaan naar de invloed voor- en tegenstanders, speelt dit in verandertrajecten binnen dit onderzoek vaak een marginale rol. Onderzoeker concludeert dat dit element van System Readiness een prominentere rol toebedeeld moet worden in verandermanagement. Als de implicaties van verandering niet worden gemonitord en implementatieplannen ontbreken, heeft dit effect op de snelheid van invoeren. Door grote inspanningen van zeer betrokken medewerkers kunnen veranderingen bewerkstelligd worden, maar indien er onvoldoende resources aan de veranderingen worden toegekend, wordt innovatie tegengehouden. Het inbedden van systemen van monitoring en feedback leidt tot een verbetercultuur. Leiderschap vervult een cruciale rol bij het invoeren van veranderingen in organisaties. In dit onderzoek wordt geconcludeerd dat leiderschap geen element van System Readiness is. Succesvol veranderen in het verleden speelt een positieve rol bij huidige verandertrajecten. In het bijzonder verbeterkennis en een andere manier van „kijken naar‟ worden hierdoor beïnvloed.