Leidinggevenden in gesprek

Aanleiding Functioneringsgesprekken vormen een belangrijk HR instrument voor organisaties. Belangrijk onderwerpen die in het functioneringsgesprek besproken worden zijn duidelijke doelen en de loopbaan van de medewerker. De middenmanager door het goed voeren van de functioneringsgesprekken de prestaties en ontwikkeling van de medewerker beïnvloeden. De kwaliteit van het gesprek is daarom belangrijk voor organisaties. Daarom is het belangrijk te weten wat de kwaliteit van het functioneringsgesprek beïnvloed. In dit onderzoek de volgende hoofdvraag opgesteld: Welke factoren verklaren de kwaliteit van het functioneringsgesprek, en wat kan het Rijk als werkgever doen om de gesprekken beter te laten verlopen? Onderzoeksopzet Om de hoofdvraag te beantwoorden is een literatuurstudie uitgevoerd. Uit de literatuurstudie blijkt dat verschillende onderwerpen aan bod moeten komen in het functioneringsgesprek: duidelijke en gespecificeerde doelen, de loopbaan van de medewerker, en de integriteit. Daarnaast zijn factoren naar voren gekomen die de kwaliteit van het gesprek kunnen beïnvloeden. De invloed van leiderschapsstijl, Perceived Organizational Support, beschikbare tijd, HR red tape, kennis, en de span of control is onderzocht. Als controlevariabelen zijn geslacht, leeftijd en ervaring van de leidinggevende meegenomen. De onafhankelijke variabelen die beschreven zijn in hoofdstuk drie vormden de input voor de opgestelde vragenlijst. Na een aantal gesprekken met beleidsmedewerkers en een korte pretest is de vragenlijst uitgezet onder een groep leidinggevenden in schaal 14 en 15. De steekproef bestond uit 325 leidinggevenden die in eerder onderzoek hebben aangegeven te willen meewerken aan vervolgonderzoek. De steekproef is niet aselect getrokken, en daardoor niet geheel representatief voor de populatie. In totaal hebben 141 respondenten (45,1 %) de vragenlijst bruikbaar ingevuld. Resultaten De kwaliteit van functioneringsgesprekken is gemeten met een index bestaande uit drie indicatoren: het stellen van duidelijke doelen en verwachtingen, het bespreken van de loopbaan, en het bespreken van integriteit. De respondenten uit dit onderzoek scoorden een 3.99 gemiddeld op de kwaliteitsindex (schaal van 1 tot 5). Ze stellen duidelijke doelen en bespreken de loopbaan. De integriteit werd door minder respondenten besproken met de medewerker. De variabelen beschikbare tijd (.232), kennis van integriteit (.402), de span of control (.132), en de Perceived Organizational Support (.130) hebben een positieve en significante invloed op de kwaliteit van het functioneringsgesprek. Leidinggevenden die voldoende tijd hebben voor het voeren van de gesprekken, weten dat integriteit besproken moet worden, en zich gesteund voelen door de organisatie, scoren hoog op de kwaliteitsindex. De Perceived Organizational Support heeft ook een indirecte invloed op de kwaliteit via de beschikbare tijd en de kennis van integriteit. Leidinggevenden die zich gesteund voelen door de organisatie maken meer beschikbare tijd voor het voeren van de gesprekken, en zijn vaker op de hoogte van het feit dat integriteit verplicht moet worden besproken in het functioneringsgesprek. De span of control heeft een negatieve indirecte invloed op de kwaliteit via de beschikbare tijd. Leiderschapsstijl, HR red tape en kennis van de loopbaan hebben in dit onderzoek geen significante invloed op de kwaliteitsindex. De controle variabelen: geslacht, leeftijd en jaren ervaring als leidinggevende hebben ook geen significante invloed op de kwaliteit van het functioneringsgesprek. Conclusie Leidinggevenden die tijd beschikbaar maken voor functioneringsgesprekken en die weten dat de integriteit verplicht besproken moet worden scoren hoog op de kwaliteitsindex. Zij stellen duidelijk doelen, bespreken de loopbaan, en bespreken integriteit. De Perceived Organizational Support heeft een indirecte invloed op de beschikbare tijd en kennis van integriteit. Organisaties moeten daarom zorgen dat de leidinggevenden meer beschikbare tijd maakt voor de functioneringsgesprekken, weten wat besproken moet worden, en zich gesteund voelen door de organisatie. Aanbevelingen Op basis van de resultaten kunnen drie aanbevelingen worden gedaan aan het Rijk als organisatie. Ten eerste is het van belang de beschikbare tijd van leidinggevenden voor het voeren van functioneringsgesprekken te vergroten. Om dit te bereiken kan het Rijk trainingen organiseren in het efficiënt en effectief voeren van functioneringsgesprekken. Wanneer het Rijk de beschikbare tijd wil verhogen moet voorzichtig worden omgegaan met de span of control. Wanneer de span of control stijgt, daalt de beschikbare tijd voor het voeren van de gesprekken. Daardoor daalt ook de kwaliteit van het functioneringsgesprek. De tweede aanbeveling is dat het Rijk de kennis over het bespreken van integriteit moet vergroten. Leidinggevenden die weten dat integriteit verplicht moet worden besproken, zullen dit eerder bespreken in het functioneringsgesprek. De kennis kan worden vergroot door het versturen van een Rijksbrede mail waarin de onderwerpen worden genoemd die verplicht moeten worden besproken. De laatste aanbeveling betreft het verhogen van de Perceived Organizational Support van leidinggevenden in schaal 14 en 15. Dit kan het Rijk bereiken door de directe leidinggevenden van de middenmanagers in te zetten. Zij staan het dichtst bij hun medewerkers en zijn in staat te luisteren en te communiceren met de medewerkers.